1.工作依据

(1) 《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》〔国发（2000）23号〕

(2)《中共上海市机关公文处理办法》（1996年10月23日）

(3)《上海商学院文件处理办法》〔沪商院办（2006）第71号）

2.工作程序

(1) 收文签收

校办机要秘书每日上、下午各1次到收发室收取外单位的邮件，在收取密件和挂号件时，当面清点件数，办妥签收手续。

(2) 拆封

校办机要秘书对来件及时拆封，拆封时避免损坏文件，并仔细检查，防止信封内留有余件，防止漏拆。

(3) 分文

校长办公室收件人对来件，除一般公文外，按以下程序分文：

a．机要文件、内参等来件，面交机要秘书处理；

b．属人民来信的来件，交校办信访工作人员处理；

c．简报、信息、动态等来件，交校办信息工作人员处理；

d．书刊类征订单、征文单等交校办分管主任处理。

(4) 登记

a．核点文件

登记前先清点每件文件的份数。检查文件是否完整，并核对分文是否准确，防止漏、错登。发现漏盖公章、缺页、缺附件的文件，及时与来文单位联系，补齐后再行登记；

b．登记

凡来校正式文件，登记收文日期、来文单位、文号、标题、附件、密级、份数等内容；

校办现采用计算机四联单登：第一联随同公文运转，用以写拟办意见和领导批示；第二联用以送学校领导批示时，机要秘书签收后，登记人留存；第三联用以领导批示后，机要秘书返回，经登记人签收后，机要秘书留存；第四联用以在送交有关处室办理时，收件人签收后，登记人留存；

(5) 流转

a．将已登记文件交学校分管领导阅签拟办意见后，及时准确地将公文号、公文标题、来文单位、拟办意见等输入计算机。在以后办文过程中所产生更改的拟办意见等也及时输入计算机；

b．文件传递采取“直传与横传相结合，以直传为主”的方式。直传以文件登记人为中心，每一环节都必须经文件登记人转传；各二级院系、处室之间可由指定人进行横传，并登记文件的流向、落点和退出、转进日期；

(6) 审核签发

a．凡是以商学院或校长办公室名义行文的文稿，必须首先交校长办公室发文登记人，由校长办公室发文登记人转送院办核稿人核稿；

b．核稿完成后，退送校办发文登记人处，转送分管主任复稿；

c．复稿完成后，退送校办发文登记人处转交机要秘书，由机要秘书送校领导签发；

d．学院领导签发后的稿件，由机要秘书退送校办发文登记人处。

(7) 发文登记

a．发文登记人收到领导签发的公文后，检查源起公文、发文草拟稿（或有关部门的代拟搞）、签发稿和附件是否完整，签发程序是是否完备，主抄送单位名称是否规范，主题词标引是否正确等。发现问题，及时与拟稿、核稿、复稿等有关人员联系；

b．分类编号

发文登记人根据行文规格，公文文种和分发范围，确定学校发文代字类别分类编号，然后编写该文件的年号和发文的顺序号。标明主送单位，拟稿人姓名，主题签发人等；

c．发文登记

发文的登记内容包括：发文标题、发文号、签发人姓名、主题词、送印日期、拟稿人姓名、归档日期、领导签发日期等。

(8) 送印

发文登记后，将文稿送校办文秘人员或文印室印发，并做好用印工作。

3.工作要求

a．按照《国家行政机关公文处理办法》的有关精神，及时将收发文件进行登记、流转、统计、立卷和归档，保证文件运转管理的规范化、制度化；

b．及时收集、清理上级文件，保证文件不丢失、不泄密，及时做好有关文件的清退；

c．按照有关规定要求，对不符合要求的来文和发文负责联系更正或正式更换；

d．熟练运用办公自动化中的收文系统的计算机操作，提供收发文件的计算机查询。